Facturación
Verifactu: qué es y qué tienes que cambiar de verdad
Verifactu no cambia lo que pones en la factura: cambia el programa con el que la haces. Esta es la diferencia entre lo que sí te afecta y el ruido comercial que lo rodea.
Facturación para autónomos: facturas, Verifactu y cobros
Una factura mal emitida se rectifica; una factura sin los datos obligatorios se puede sancionar. Estos son los requisitos y también los casos raros.
Respuesta corta
Una factura válida necesita número correlativo, fecha, datos completos de las dos partes con NIF, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, y total.
Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, en la factura se practica retención de IRPF: el 15 % general o el 7 % durante los tres primeros años de actividad.
Verifactu obliga a que el software de facturación genere registros encadenados e inalterables con código QR: cambia la herramienta que usas, no el contenido de la factura.
La factura es el documento que sostiene todo lo demás: sin ella no hay ingreso justificado, no hay IVA repercutido y no hay gasto deducible para tu cliente. Esta guía cubre qué tiene que llevar, cómo se corrige cuando algo sale mal, y qué está cambiando con Verifactu.
Qué datos son obligatorios
Contenido mínimo de una factura completa
Número y, si procede, serie · Fecha de expedición · Nombre y apellidos o razón social de emisor y destinatario · NIF de ambos · Domicilio de ambos · Descripción de la operación · Base imponible · Tipo de IVA aplicado y cuota resultante · Fecha de la operación si es distinta de la de expedición · Total a pagar
Si hay retención de IRPF, se indica el porcentaje y el importe retenido, y el total a pagar se calcula después de restarlo. Si la operación está exenta o no sujeta a IVA, hay que indicar el precepto que lo justifica: no basta con no poner IVA.
La retención de IRPF en factura
Aquí está el punto que más confusión genera, porque depende de quién eres y de quién es tu cliente.
Se practica retención cuando ejerces una actividad profesional —sección segunda de las tarifas del IAE— y tu cliente es empresa, autónomo o entidad. El porcentaje general es el 15 % de la base imponible, y el 7 % durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes, siempre que lo comuniques por escrito al cliente.
No se retiene nunca:
- A particulares, porque no son sujetos obligados a retener.
- En actividades empresariales en estimación directa, con las excepciones tasadas del reglamento.
- En operaciones con clientes extranjeros, que se rigen por sus propias reglas.
Un ejemplo con las dos figuras a la vez. Servicio profesional de 1.000 €, con IVA del 21 % y retención del 15 %:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21 %): +210 €
- Retención de IRPF (15 %): −150 €
- Total a cobrar: 1.060 €
Los 150 € retenidos no se pierden: los ingresa tu cliente a Hacienda a tu nombre y los descuentas después en tu declaración.
Numeración y series
La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Puedes tener varias series simultáneas —por ejemplo, una para facturas ordinarias y otra obligatoria para rectificativas—, y puedes reiniciar la numeración cada ejercicio.
Lo que no se puede hacer: dejar huecos, reutilizar el número de una factura anulada, o emitir con fecha anterior a la de la última factura de la serie.
Tipos de factura
Factura completa. La norma general, con todos los datos anteriores.
Factura simplificada. Sustituye al antiguo ticket. Se admite en operaciones de importe reducido y en sectores tasados. Lleva menos datos y no identifica necesariamente al destinatario, pero por eso mismo no permite a tu cliente deducir el IVA salvo que se emita con los datos completos del destinatario.
Factura rectificativa. La única forma de corregir una factura emitida. Va en serie propia, identifica la factura original, indica el motivo y recoge la corrección. No se borra ni se reescribe nunca una factura ya expedida.
Factura recapitulativa. Agrupa varias operaciones con el mismo destinatario dentro de un mes natural.
Verifactu: qué cambia de verdad
Verifactu no cambia el contenido de la factura: cambia el programa con el que la haces. El reglamento exige que el software de facturación:
- Genere un registro de facturación por cada factura, inalterable una vez creado.
- Encadene cada registro con una huella del anterior, de modo que eliminar uno rompa la cadena de forma detectable.
- Incluya un código QR en la factura que permita verificarla.
- Conserve un registro de eventos del propio sistema.
- Y, en la modalidad de remisión, envíe los registros a la Agencia Tributaria de forma automática.
Lo que esto implica en la práctica
Las hojas de cálculo y las plantillas de procesador de textos dejan de servir como sistema de facturación en cuanto te resulte aplicable el reglamento, porque no pueden generar el registro encadenado. La migración a un programa que cumpla la norma es la única preparación real necesaria, y conviene hacerla con margen: cambiar de sistema de facturación a mitad de trimestre es incómodo.
Las fechas de entrada en vigor son escalonadas según el tipo de obligado, y la Agencia Tributaria publica el listado de sistemas informáticos que declaran cumplir el reglamento. Conviene comprobar que el programa que usas está en esa situación antes de que te aplique.
Cobrar: plazos legales e impagos
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija el marco:
- Plazo general de pago: treinta días desde la entrega o la prestación del servicio.
- Ampliable por pacto expreso hasta sesenta días en operaciones entre empresas. No más.
- Pasado el plazo, los intereses de demora se devengan automáticamente, sin necesidad de reclamación previa ni de pacto.
- El acreedor tiene derecho además a una indemnización por costes de cobro.
La secuencia razonable ante un impago empieza por el recordatorio escrito con fecha, sigue por la reclamación formal fehaciente —que fija la fecha a efectos probatorios— y termina, si hace falta, en el procedimiento monitorio, que para deudas documentadas no exige abogado ni procurador por debajo de determinado importe.
Y una nota práctica que no aparece en las leyes: el mejor mecanismo contra los impagos es el anticipo parcial antes de empezar. Un 30 % o un 50 % por adelantado filtra a los clientes que nunca iban a pagar.
Cómo está organizado este bloque
- Hacer facturas Datos obligatorios, numeración, rectificativas y simplificadas.
- Verifactu y factura electrónica Qué cambia, a quién afecta y desde cuándo.
- Cobros e impagos Plazos legales de pago, intereses de demora y reclamación.
Todas las guías de facturación
Facturación
Cómo hacer una factura correctamente
Una factura válida tiene once datos obligatorios y dos cálculos que se equivocan constantemente: el IVA y la retención de IRPF. Aquí están los dos, con ejemplos cerrados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?
Con la entrada en vigor de Verifactu, un documento hecho a mano en un procesador de textos deja de cumplir los requisitos cuando te resulta aplicable el reglamento, porque no genera el registro encadenado ni el código QR exigidos. Mientras no te aplique, una factura en Word es válida si contiene todos los datos obligatorios y la numeración es correlativa, pero conviene migrar antes del plazo y no el día antes.
¿Qué retención tengo que poner en mi factura?
Si ejerces una actividad profesional y tu cliente es empresa, autónomo o entidad, se practica una retención del 15 % sobre la base imponible. Durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes puedes aplicar el 7 %, comunicándolo por escrito al cliente. A particulares no se les retiene nunca.
¿La numeración de las facturas puede empezar de nuevo cada año?
Sí, y es la práctica habitual. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y sin saltos, pero puedes abrir una serie nueva cada ejercicio, por ejemplo 2026-001. Lo que no se puede hacer es dejar huecos ni reutilizar números anulados.
¿Cómo se corrige una factura ya emitida?
Nunca se borra ni se modifica: se emite una factura rectificativa, en serie propia, que identifica la factura original y el motivo de la rectificación, e indica la diferencia o el importe corregido. Si la operación se anula por completo, la rectificativa recoge el importe en negativo.
¿Cuándo tengo derecho a cobrar intereses por retraso?
La Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo general de pago de treinta días desde la entrega o prestación, ampliable por pacto hasta sesenta días entre empresas. Pasado el plazo, los intereses de demora se devengan automáticamente sin necesidad de reclamación previa ni de pacto expreso, al tipo publicado semestralmente, más una indemnización por costes de cobro.
¿Tengo que emitir factura a un particular?
Debes expedir factura siempre que el destinatario la solicite, y en todo caso cuando sea empresario o profesional. En operaciones al consumidor final de importe reducido puede bastar la factura simplificada, que es el antiguo ticket, con menos requisitos de identificación del destinatario.
Escrito por David
Divulgador. Escribe Cuenta Autónomo desde Toledo, España.
No soy asesor fiscal ni mediador de seguros. Llevo años peleándome con la misma burocracia que tú y escribo estas guías para que la información oficial se entienda a la primera: cada cifra sale de una fuente que puedes comprobar, y cuando la normativa admite interpretaciones lo digo en lugar de disimularlo.
Cómo se verifica esta guía
- Los importes de cotización se contrastan con la Orden de cotización vigente y con la Seguridad Social.
- Los plazos y modelos se comprueban en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Las horquillas de precio de seguros provienen de presupuestos y tarifas públicas, y se indican como orientativas.
- Cada guía se revisa cuando cambia la norma que la afecta, no por calendario.
- Última actualización